Por que os Planos Falham?

por João Paulo Iunes

Vimos nos outros artigos que o propósito do planejamento é chegar, de forma interativa, numa resposta otimizada a questões do tipo: que capacidades um projeto deve ter, quais os prazos, que e como os recursos serão alocados. O planejamento alcançará isto, reduzindo riscos e incertezas, suportando melhores decisões, estabelecendo confiança e provendo informações.

Infelizmente, a forma tradicional de conduzir projetos frequentemente falha. Na sequência, apresentamos razões dessas falhas e dicas para aumentar as chances de sucesso do processo de planejamento. Falhas frequentes:

1. Focar em atividades em vez de priorizar resultados
2. Multitarefas – fontes de retardos adicionais
3. Requisitos de produto não são desenvolvidos com a prioridade adequada
4. Incertezas são ignoradas
5. Estimativas tornam-se comprometimento

Focar em atividades em vez de priorizar resultados.

Um problema crítico com abordagens tradicionais de planejamento é que elas focam em completar atividades em vez de entregar resultados. Um primeiro problema desta abordagem é que os clientes não dão valor para isso. Resultado é o que interessa para clientes. O planejamento deve estar focado em resultados em vez de atividades.

Um segundo problema é o cumprimento de prazos. Algumas equipes preocupam-se mais em recuperar o tempo perdido do que salvaguardar a qualidade ou mudar características do serviço. Algumas das razões de atrasos no cumprimento de prazos são:

• Atividades não são concluídas antecipadamente. O nosso trabalho tem a tendência de se expandir para preencher o tempo disponível e executar uma dada atividade. Numa organização, normalmente, trabalhos que poderiam ser finalizados com antecedência não o são por vários motivos: inclusão de atividades não relacionadas ao trabalho, retrabalho, falta de treinamento, lentidão, interrupções e falta de postura, entre outros.
• Atrasos são propagados em cadeia. Na maioria dos nossos casos existe uma sequência de atividades interdependentes. Para que antecipemos resultados é necessária uma combinação de acertos. No entanto, para que haja um atraso é necessário que apenas uma coisa aconteça errada.
• Atividades são interdependentes. Atividades são independentes quando a duração de uma atividade não influencia a duração de outra. Infelizmente, a maioria das atividades num projeto não são independentes e nós, frequentemente, esquecemos disso.

É comum escutarmos em situações de atraso na execução de uma atividade: “Vou recuperar esse atraso na próxima etapa”. A expectativa é apoiada na crença de que o conhecimento adquirido nessa primeira atividade permitirá ganhar tempo numa próxima. No entanto, o conhecimento e a prática real não confirmam essa teoria. Quando uma atividade dura mais do que planejado, todas as atividades similares provavelmente demandarão mais tempo que o planejado.